Оптимизирайте процесите в компанията

DocuWare позволява създаването на ясно структурирани процеси за управление на информация. По този начин работата се систематизира, обработката на документи се извършва електронно и автоматично следва предварително зададена последователност.  Оторизираните потребители имат възможност да проследят движението на документа и напредъка на всяка една задача.

  • Проследявате всички процеси в предварително зададената последователност.
  • Процесът по обработка на документ се задвижва автоматично с неговото входиране.
  • Ясната и последователна структура позволява на служителите да изпълнят всяка специфична задача.
  • Сами определяте действията, които системата да извърши, за да се спазват всички срокове.

Никоя задача не остава недовършена

Системата може да се настрои по начин, който следва вече установените процеси в компанията.
Системата може да се настрои по начин, който следва вече установените процеси в компанията. Предварително зададена конфигурация определя различните нива на достъп на потребителите в зависимост от тяхната длъжностна характеристика и нужди. Всеки оторизиран потребител може по всяко време да провери какъв е статусът на дадена задача – дали е поета и докъде е достигнало изпълнението ѝ, като по този начин се избягва дублиране и не остават непоети и неизпълнени задачи.

Ясни процеси
в компанията

Йерархичната структура на системата позволява плавно и структурирано изпълнение на работните задачи
DocuWare предлага опция за замяна – системата ще изпраща задачите на служител, който е в отпуска или извън офиса, към хората, които отговарят на същата позиция или са нагоре по стълбицата за изпълнение. Освен към потребители, задачите могат да се пренасочват и към цели отдели. Служителите от съответния отдел могат да обработят постъпилия документ и той да продължи към следващата стъпка на изпълнение. По този начин дори и даден служител да не е в офиса, вие сте сигурни, че задачата е насочена към други отговорници.

Бързо и лесно завършване на задачи

Благодарение на електронните печати, всеки документ може да премине през целия цикъл на обработка електронно.
DocuWare използва общи или персонални електронни печати, чрез които служителите уведомяват за изпълнението на дадена задача в системата. Благодарение на тях, всеки документ може да премине през целия цикъл на обработка дигитално. Чрез поставянето на печат, документите преминават по своя електронен път на одобрение. Това позволява проследяването на всички действията по обработката на документите – кой, какво и кога е предприел. Просто настройте системата спрямо изградените практики във вашата организация.

Известия и спазване на крайни срокове

При разпределяне на работна задача към даден служител, той получава известие едновременно по своята електронна поща и в системата на DocuWare. А след успешното ѝ приключване, разпределилият заданието получава известие, че то е изпълнено. В зависимост от вашето предпочитание, DocuWare може да изпрати напомняне, когато крайният срок наближава, или автоматично да възложи задачата на друг служител. По този начин си гарантирате своевременното изпълнение на задачите.

Съвместна работа

DocuWare съхранява всички ваши документи в една централна система, което ви позволява да работите заедно с колегите си върху тях. Документите могат винаги да се редактират с програмата, с която са създадени, ако са съхранени в оригиналния си формат. Когато редакцията завърши, се създава нова версия, но предишните такива се запазват с цел проверка и проследяване.

Интеграция с други системи

DocuWare щe се превърне във вашата централна система за съхранение и управление на бизнес документи. Причината – може лесно да се интегрира и синхронизира с всички останали софтуерни и хардуерни решения, които използвате в ежедневната си работа по управление на информацията.
отдели

Цялостно решение независимо от предназначението на документите

Благодарение на възможността си да обединява и правилно организира информация от различни софтуерни решения, DocuWare може да се превърне в централната програма, с която да работят и да се координират всички отдели.
отдели