Според най-новото проучване на AIIM (Association for Information and Image Management) 53% от анкетираните организации твърдят, че през последните две години са имали сериозен проблем с дигитализирането на бизнес документацията и процесите. Много от тях споделят, че са имали намерение да предприемат конкретни стъпки за справяне с тези проблеми. Само 1 от 5 компании обаче е предприела активни действия в тази посока. Причините за този нисък процент активни компании са много, но със сигурност една от тях е недостатъчната информация как и откъде да се започне процесът по дигитализация на бизнеса.

Поради тази причина подбрахме 6 добри практики, които да ви помогнат по пътя ви:

1. Поставете си цели и задайте ключови метрики за управлението на документи

Тъй като системите за управление на информация и процеси имат многобройни приложения, важно е да определите точно какво искате да постигнете, за да изберете най-подходящото решение за вас. Може би бихте желали да:

Също така, определете как да разберете, че сте постигнали целите си и с какви метрики (KPIs) ще измервате прогреса.

Например, искате да сте по-ефективни и ако обработката на фактура ви отнема 10 минути сега, то след имплементирането на новата система бихте желали да извършите същата операция за 2 минути. Точно тези нагледни резултати, споделени с екипа, ще ги държат мотивирани в бъдеще.

2. Решете кои бизнес процеси се нуждаят от автоматизация

Една от най-големите ползи от дигитализирането на документи е, че ви дава възможността да автоматизирате процесите. Така успявате да намалите времето и усилията за изпълнение на монотонни задачи, за да може служителите ви да се фокусират върху по-важна за бизнеса работа. Внимателно подберете процесите за автоматизация, които биха имали най-голяма добавена стойност.

Да вземем един пример – производител решава да намали времето за отговор на запитвания на клиенти. За да се намери необходимата за отговор информация, на служителите им отнема от 6 до 10 часа, тъй като се изискват справки с хартиени документи от същия офис, или от съседен офис. След имплементиране на дигитална система за управление на информация и процеси, задачата по намиране на необходимите документи отнемала до 30 секунди.

3. Обмислете и допълнителни варианти за автоматизация

Съвременните софтуерни решения в сферата дават възможност да се автоматизират множество различни процеси. Например по обработване и одобрение на платежно нареждане. Представете си колко по-лесно би било, ако веднага след сканиране на нареждането, системата го разпознае и задвижи процеса по обработката му автоматично. Така всички замесени ще бъдат известени навреме, без допълнителна намесата на служител, а нареждането ще бъде одобрено много по-бързо.

4. Подобрете съществуващите процеси

Има голяма разлика между процесите ви докато оперирате с хартиени документи и процесите, които бихте искали да имплементирате след дигитализиране. Възползвайте се от възможностите, които ви предлагат системите за управление на информация и подобрете оперативните си процеси. Може някои от тях да бъдат съкратени с няколко стъпки и след като заработят, ще се уверите, че ще ви спестят време и усилия.

5. Съобразете индексирането с бизнес нуждите

Индексирането на дигитални документи помага за по-ефективната обработка на данните и за по-бързото им намиране по-късно. Фокусирайте се върху най-важните и нужни индексни полета, които имат логика за бизнеса ви. Не заимствайте вече готов сет от индексации, за да не попълвате ненужни полета. Особено ако това се прави на ръка.

6. Изберете гъвкав и лесен за ползване интерфейс

Системите за управление на информация и процеси разрешават разнообразни бизнес проблеми и затова имат различни функционалности. Но едва ли всеки служител използва целия сет от инструменти. А това, което не ползва ежедневно, може да го обърка или да затрудни работата му с програмата. Затова една добра система предлага възможност за персонализация спрямо потребностите на потребителите.

За да разберете в детайли как да извлечете максималното от една нова система или как да подобрите работата на вече съществуващо решение, не се колебайте да ни потърсите. https://www.edocument.bg/docuware/demo/