Отдел Администрация е един от най-натоварените, когато става дума за съхранение и управление на документи, информация и процеси, следователно – един от отделите, които имат най-голяма полза от внедряването на DocuWare. Изпълнявайки ролята на координатор между останалите отдели, както и връзка с други компании, организации и институции, в отдел Администрация можете да видите най-преките ползи от внедряването на DocuWare.
С DocuWare административният отдел получава:
- Премахване на Excel и хартиените регистри и замяната им с централен електронен архив.
- Автоматично номериране на всеки един документ.
- Отчетност на постъпили, обработени, заведени за съхранение или изведени документи.
- Бързи и надлежни справки.
- Надлежно организирано и сигурно съхранение на вътрешна, входяща и изходяща кореспонденция.
- Образуване на преписки между входящи и изходящи документи.
- Поставяне и следене сроковете за отговор.
- Сроково напомняне за изтичащи договори, пълномощни и др.
Всеки, който работи в сферата на счетоводството и финансите, е наясно с огромния брой документи, които трябва да се обработят и съхранят в условия, отговарящи на законовите изисквания. Голямото текучество изисква бързата им обработка, спазването на срокове и евентуалното възползване от намаления за ранно плащане. Същевременно документите трябва да са сигурно съхранени и добре организирани. В случай на одит цялата изискуема документация трябва да бъде надлежно представена на проверяващите. DocuWare намира решение на всички тези предизвикателства и позволява на счетоводния отдел да печели време, доволни клиенти, повече приходи и, не на последно място, повече офис пространство.
С DocuWare счетоводният отдел получава:
- Централен електронен архив за всички финансови документи, надлежно организирани и готови за представяне в случай на одит или при справка.
- Рапорти за осчетоводени и чакащи за осчетоводяване фактури.
- Бързи и лесни справки по документите.
- Интеграция на DocuWare със счетоводен софтуер, позволяваща получаването на известие за пристигнала фактура в DocuWare и изплащането ѝ чрез другата програма.
- Обвързване на фактурите с договори и създаване на преписка свързани документи.
DocuWare позволява на всяка една фирма да организира своята информация по начин, който ще ѝ помогне за покриване на всички изисквания за придобиване и спазване на стандарта ISO9001. Използвайки DocuWare вие получавате сигурна, ясно структурирана система, в която има място за цялата производствена документация, която лесно може да покрие както настоящите, така и бъдещи законови изисквания и норми. Получавате също така възможност за създаване на шаблони и уеб форми, които могат да бъдат попълнени, изпратени, съгласувани и одобрени електронно.
С DocuWare отдел Производството и контрол на качеството получава:
- Организиране на документи по стандарт ISO 9001.
- Централизиран електронен архив, съхраняващ всички необходими документи в едно производствено дружество в съответствие със законовите изисквания.
- Визуализиране на CAD чертежи без необходимост от допълнителен софтуер.
- Електронно одобрение и управление на заявки за закупуването на материали.
- Създаване на продуктова документация, без значение формата на файловете – писма, електронна поща, протоколи, счетоводни документи, чертежи, CAD планове, фотографии.
Намирането на необходимата информация и нейното ефективно използване са от все по-голямо значение за придобиване на конкурентно предимство в областта на продажбите. DocuWare надлежно съхранява в електронен архив цялата търговска кореспонденция – запитвания, оферти, кореспонденция в процеса по договаряне (дори и постъпили по електронна поща), анекси към договори, допълнителни споразумения, протоколи от консултантска дейност. Също така можете да достъпите важни търговски документи през мобилната версия на DocuWare, за да сте винаги надлежно информиран преди среща, особено ако разполагате с ограничено време.
С DocuWare отдел Продажби получава:
- Електронен достъп до важна информация, свързана с търговски партньори.
- Добре подредена и лесно достъпна информация, която позволява изготвянето на оптимална оферта.
- Надлежна информация за досегашни отношения с клиентите при предоговаряне – стара оферта, стар договор, кореспонденция по електронна поща.
- Цялата кореспонденция по дадена сделка – от първоначалния контакт до договора, съхранени в досие от свързани документи.
- Сроково напомняне за подновяване на договори.
- Спестено време от административни задачи и фокус върху привличането на нови клиенти.
За да се направи покупка трябва да се анализират и вземат под внимание всички продуктови параметри и да се сравнят предлаганите цени и оферти. DocuWare архивира документи като фактури, продуктови спецификации и протоколи за доставка в един централизиран документен архив. Само с няколко клика можете да сравните различните предложения и продуктовите характеристики, както и да направите справка за минали такива.
С DocuWare отдел Снабдяване и Логистика получава:
- Възможност за бързо и лесно сравнение на продукти.
- Лесно одобрение и изплащане на фактури.
- Възможност за бързо сравнение на оферти, включително и минали такива.
Независимо дали компанията ви има обособен отдел Човешки ресурси или не – DocuWare може да ви бъде полезен що се касае до обработката и съхранението на различни по вид документи, свързани с вашите служители:
- досиета
- препоръки
- молби за отпуск
- сертификати
С DocuWare отдел Човешки ресурси получава:
- Централен архив с надлежно организирани досиета на всички служители, включващи автобиографии, договори, дипломи, сертификати, медицински, пълномощни и др.
- Сроково напомняне за изтичащи сертификати.
- Електронно одобрение и обработване на молби за отпуск.