Новата версия на DocuWare е вече тук, а какви са новостите в системата можете да си припомните от блог поста ни 7 новости в DocuWare 7. Какво следва оттук насетне?

Ако сте клиент, който се възползва от облачното решение на DocuWare, в следващите месеци Cloud екипа ще се свърже с вас предварително, за да се уговорите кога и как да получите ъпгрейда за новата версия. Ще бъде лесно и бързо.

За да се възползвате от новите функционалности на DocuWare 7 докато използвате on-premise решението, трябва да се свържете с нас като оторизиран DocuWare партньор на docuware@nemetschek.bg. Ние ще ви разкажем по-подробно за новостите, които DocuWare 7 предлага и ще ви посъветваме за най-добрата опция за вас.

Сега нека да се спрем по-обстойно на една от интересните нови възможности в DocuWare – Kinetic Solutions.

Какво е DocuWare Kinetic Solutions?

Това е преконфигурирано и cloud-базирано софтуерно решение за управление на бизнес процеси и информация. То съдържа всички функционалности, които направиха DocuWare надежден партньор за повече от 18,000 компании.

DocuWare Kinetic Solutions дава решение на едно от най-големите предизвикателства – ръчното въвеждане на данни, особено в отделите на Финанси и Човешки ресурси (ЧР). При планирането на DocuWare Kinetic Solutions, е изглеждало съвсем логично се обърне внимание на тези два отдела, тъй като голяма част от клиентите стартират своята дигитална трансформация от там.  И има защо – Финанси и Човешки ресурси са отделите с изключително бърза възвръщаемост на инвестицията – само за 3 месеца от имплементирането на DocuWare тя е вече факт.

Освен научените уроци от предишния опит, в разработването на DocuWare Kinetic Solutions важна роля изиграва и обратната връзка от клиентите. Става ясно, че ще бъде още по-ценно за тях решение, което включва преконфигурирани стъпки и насоки за стандартни процеси. Отговорът на желанието за промяна е по-съвременно управление на документи и процеси чрез автоматизиране. Това отношение към обратната връзка на клиента се оценява високо и допринася за увеличаване на доверието, една от причините DocuWare да бъде фаворит при избор на софтуер.

Но и изборът на правилния софтуер често се прави на ниво отдел или екип, който изисква целенасочени решения с по-ефективно разпределени разходи. DocuWare Kinetic Solutions е разделен на модули и е базиран в Облака, което спестява инсталацията и поддръжката на сложна технологична инфраструктура.

Силата на DocuWare Kinetic Solutions е, че управлението на информацията и процесите се осъществява чрез предварително зададени роли, права на достъп, автоматизация на търсенето съхранението и обработката . Също така, клиентите ще се възползват от вграденото предефинирано търсене.

DocuWare Kinetic Solution за отдел Финанси

DocuWare Kinetic Solutions за отдел Финанси цели оптимизиране при входиране, обработка и съхранение на фактури и други счетоводни документи. Всяка стъпка от даден процес може да бъде автоматизирана, което води до по-бързи процеси по нареждания на плащания, ограничава ръчното въвеждане на данни и организира документите. Функционалността Интелигентно индексиране, базирана на изкуствен интелект, позволява автоматичното събиране и входиране на информация. Получавате възможност за поддръжка на данни за доставчици, счетоводни акаунти и разходни центрове – всякакви видове документация.

DocuWare има библиотека с над 5 мил. документи от различни международни доставчици, което спомага точното разпознаване на над 80% от всички видове фактури за по малко то минута. Когато фактурите не са разпознати, лесно и бързо се въвежда липсващата или грешна информация. А веднъж в системата, данните се запазват автоматично за бъдеща обработка. С DocuWare Kinetic Solution за отдел Финанси, всяка компания може да получи по-голям контрол на паричните преводи.

DocuWare Kinetic Solution за отдел Човешки ресурси

DocuWare Kinetic Solution за отдел Човешки ресурси съхранява електронно и сигурно място досиета и документи, свързани с подбора на персонал, процедурата по постъпване на служители, оценяване и др. Всеки от отдел ЧР удобно и бързо може да търси и намира всякаква информация в рамките на секунди, а дигиталните процеси и форми оптимизират ефективността на работа.

Йерархичната структура на права за достъп в зависимост от позицията и изискванията на клиента допринася за по-добра организираност и сигурност на данните. Например, най-високото ниво на достъп е отредено само за ЧР и съдържа най-конфиденциалната информация. Всяко следващо стъпало от йерархията получава достъп до определени папки или документи, отнасящи се само до всекидневната работа.

Благодарение на автоматизацията на по-често срещаните процеси в DocuWare Kinetic Solutions, отдел ЧР могат да се съсредоточат в стратегически задачи, вместо да отделя ценно време за ръчно администриране.

DocuWare Kinetic Solution за отдел ЧР подобрява ефективността в тези четири области:

Подбор и наемане на служители

DocuWare Kinetic Solution за отдел ЧР връща обратно контрола над процесите в ръцете на ЧР. Началото на процеса по подбор на нов служител се активира лесно и бързо. Всяка фаза от него изисква съответните одобрения и нужна документация, за да премине в следваща стъпка. Така задачите се приключват в логическа последователност, плавно и на време.

Веднъж щом отварянето на позиция е одобрено, рекрутърите могат да публикуват обявата. Всички получени кандидатури с автобиографии се съхраняват електронно, за да може всички от отдел ЧР да имат достъп до тях по всяко време. Кандидати, които не са подходящи за дадената позиция могат да се отделят за бъдещо преразглеждане.

Постъпване на нови служители

След като избран кандидат за отворена позиция реши да постъпи на работаDocuWare Kinetic Solution за отдел ЧР стартира съответния процес. Изпраща се еmail до новия служител с линк до онлайн форма, за да попълни и качи всички нужни данни и документи. Цялата тази информация се прехвърля автоматично в определените полета на формите на отдел ЧР. След това документацията се съхранява директно в установеното място на DocuWare за ЧР. Новодошлите служители се радват на лесно и безпроблемно постъпване, за да могат по-успешно да се запознаят с колегите си, да се впишат в новия си екип и да навлязат в културата на компанията.

Преглед на представянето на служителите

DocuWare Kinetic Solution за отдел ЧР поддържа информацията за представянето на всеки служител. Когато са изпълнени предварително зададени критерии, автоматизираният работен процес информира съответния човек, че наближава моментът за оценка на представянето. Процесът за създаване и предоставяне на оценката на служителя се проследява през целия цикъл, за да може служителите и мениджърите да се концентрират върху поставянето на цели и дискутирането на очакванията и резултатите.

Управление на отсъствия, отпуски и болнични

DocuWare Kinetic Solution за отдел ЧР предоставя уеб формуляри, чрез които служителите да заявят отпуск или отсъствие по всяко време и от всяко устройство. Специфичната информация, въведена в уеб формуляра, се изпраща на прекия им мениджъра, а служителят получава по email ответния отговор. Ако бъде одобрен, заявеният отпуск се изважда от натрупания брой дни почивка на служителя.

 

DocuWare Kinetic Solutions може да бъде внедрен изключително бързо, като това включва и обучение на потребителите. Всичко това се извършва дистанционно, осигурявайки минимално прекъсване на ежедневните дейности. Потребителите имат достъп до решението на DocuWare с всеки стандартен уеб браузър – те просто влизат с потребителско име и парола и са готови за работа.

Според изследване на Gartner облачните решенията за управление на информацията са естественото развитие в сферата. В момента сме в преход от тежък, скъп, локален софтуер към гъвкави облачни решения, предназначени за по-тясна употреба и интеграция с други съпътстващи системи. DocuWare Kinetic Solutions напълно отговаря на това определение.

Gartner предвиждат, че платформите за управление на информацията ще изместят ECM системите. Това е по-модерен технологичен метод, адекватно подхождащ към основните бизнес проблеми, които клиентите винаги са искали да разрешат.

DocuWare предоставя тази възможност и ако искате да разчитате на надежден партньор по пътя ви към успеха, не се колебайте да се свържете с нас за демо или с въпроси, които ви интересуват.