Как DocuWare ни помага да посрещнем изискванията по GDPR?

GDPR (General Data Protection Regulation) или регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета е нов пакет от правила и стандарти, свързани с поверителността и управлението на лични данни. Общият регламент въвежда множество значителни промени спрямо действащата правна рамка и поставя завишени изисквания към компаниите относно защитата на данните.

Предимства на DocuWare:

  • Документирани работни процеси
  • Контрол на достъпа
  • Одитни пътеки и ревизия
  • Контрол на изтриването и трансфера на данни
  • Криптиране на всички документи
  • Сертификат ISO/IEC 27001

Управлението на неструктурирана информация и документи е ключът към законова съвместимост

Регламентът не посочва изрично процесите или технологиите, които компаниите трябва да внедрят, за да отговарят на новите изисквания. Но системите за управление на документи и информация (ECM) са възможно решение на част от предизвикателствата, защото позволяват на фирмите да отговорят на някои от основните изисквания, а именно да гарантират основните права на субектите на данни – правото на информираност, на достъп, на коригиране, на преносимост, правото „да бъдеш забравен“. Допълнително, софтуерните системи позволяват създаването на одитни пътеки, които доказват съответствието с новите законови изисквания в случай на проверка от надзорния орган. С други думи, основното предимство на ECM системите е помощта, която осигурява за създаването и следенето на процедури при обработката на лични данни в съответствие с GDPR.

Право на информираност

GDPR предвижда субектът на данни да има възможност да поиска информация относно начина на съхранение и използване на личните му данни. Благодарение на DocuWare, дигитализирането и поддържането на електронен архив, вие лесно можете да проверите съхраняваната информация за даден човек или да им дадете достъп, за да я проверят те сами.

Право на достъп

Според новия регламент, субектът има правото да поиска от вас да проверите дали съхранявате и обработвате негови лични данни, както и да изиска достъп до тях. Благодарение на DocuWare, достъпът до въведената информация в системата е напълно гарантиран. Вие лесно можете да проверите с какви данни разполагате и как ги обработвате, съответно и да осигурите прегледа им от субекта, на който принадлежат.

Право на коригиране

Субектът има право да поиска коригиране на личните му данни при установяване на грешка или неточност. С DocuWare тази процедура е изключително лесна. Но по-важното е, че всяка една корекция, била тя с промяна по самите документи или прикачване на нови такива, автоматично известява собственика на документите. Така си гарантирате, че субектът на данни ще прегледа и верифицира корекциите.

Правото „да бъдеш забравен“

Интересно нововъведение в Регламента е правото „да бъдеш забравен“ или правото на субекта да изиска изтриване на личните му данни при отпадане на основанието за тяхното обработване. С DocuWare такива заявки се извършват в системата (не по имейл, не на хартия, не по телефон) съответно оставят следа в самата система – точен ден и час и потвърждение за извършената заявка. Процесът е лесно проследим и в случай на одит можете да докажете, че данните са били изтрити по поискване на субекта.

Преносимост на личните данни

Регламентът предвижда възможността субектът на данни да поиска данните му да бъдат прехвърлени от един администратор на друг. DocuWare предлага модула DocuWare Request, който създава специално копие на информацията и позволява лесната ѝ преносимост. Най-важното е, че копието на документите e в специален формат, който може да бъде достъпван, разглеждан и споделян без да се налага другата страна да разполага с лиценз на DocuWare.

Отчетност

Основната промяна тук е, че компаниите трябва да могат да докажат, че обработват личните данни в съответствие с принципите, заложени в Регламента. Или с други думи, Регламентът превръща администраторите в отговорни за демонстрирането на съответствие с принципите за защита на личните данни. DocuWare помага създаването на ясни политики, с които да докажете, че спазвате стандартите. Благодарение на одитните пътеки, електронното управление на документи и процеси, вие можете да докажете своето съответствие.
заявете demo

Готови ли сте да посрещнете предизвикателствата на GDPR?

Свържете се с нас и се убедете в ползите, които DocuWare ще донесе на вашия бизнес.
заявете demo