Представяме ви историята на On Point Custom Homes – водеща строителна компания от Хюстън, Тексас. След срив в системите и загуба на ценна информация от сървърите им, включително цялата счетоводна документация, в продължение на няколко месеца компанията преминала обратно към хартиено управление на процеси. За да си гарантират, че подобен срив никога повече няма да се повтори и да защитят своите данни и информация, от On Point Custom Homes се доверили на DocuWare Cloud. Резултатът за компанията e повишена мобилност, гъвкавост и сигурност, както и възможност работата да се извършва отвсякъде и по всяко време.

Изисквания

  • Сигурно съхранение на данни и информация.
  • Гъвкави работни процеси.
  • Възможност за обработка на документи от всякакви устройства.

От компанията искали да имплементират облачно решение, което да подобри съхранението и защитата на информация. Допълнително те търсели и система с мобилна версия, която да позволи на служителите дистанционна обработка на документи.

Решение

„След срива ние загубихме всичката информация и данни от старата система. Това ни върна обратно в 1982 г. като няколко месеца трябваше да разнасям със себе си папки с хартиени документи и фактури. Причината да се спрем на облачното решение на DocuWare е, че то отговаряше на всички наши изисквания, осигуряваше ни гъвкавост в протичането на работните процеси, възможността да се извършват от мобилно устройство, както и гарантираше сигурната защита на информацията. Допълнително, ние искахме да имплементираме софтуера възможно най-бързо, а DocuWare го позволяваше. Бях изтощена от работа с хартиени документи,“ казва Carmen Spruill, офис мениджър в компанията. „Имплементацията премина чудесно, тестовете бяха успешни и решението беше конфигурирано по начин, който най-точно да отговаря на нуждите ни. Нямаше никакви забавяния, а ако имахме въпроси или нужда от помощ – бързо получавахме отговори.”

Допълнителни предимства на DocuWare Cloud са, че документите бързо и лесно се импортират и индексират с цялата необходима информация – име на доставчик, номер на фактура, сума, проект, специализиран код и др. А благодарение на електронните печати, всеки документ следва предварително зададен процес на одобрение.

Ползите

  • По-добро оползотворяване талантите и времето на служителите.
  • Незабавно обработване на фактури.
  • Електронни процеси, които не спират, когато даден служител е извън офиса.
  • Облачна система, предлагаща защита и сигурно съхранение на данните.

On Point обожават прозрачността, която им осигурява DocuWare. Фактът, че знаят във всеки един момент докъде е стигнала дадена фактура в процеса на одобрение, както и възможността да проследят движението и обработката на всеки един документ, подпомага осезаемо тяхната работа.

Заключение

Работата с DocuWare Cloud предоставя на On Point сигурност и спокойствие за бъдещето и ги освобождава от ангажимента да поддържат собствени сървъри. Те знаят, че информацията им е сигурно защитена от сривове, както и от природни бедствия.

„Облачното решение на DocuWare е точно това, от което се нуждаехме. Спокойствието, че всичката ни информация е защитена, ни позволява да обърнем повече внимание на клиентите си“, казва Earl Correll, президент на компанията.