Автоматизацията носи ползи както за бизнеса, така и за хората в него, но понякога страхът от промяната и често срещаните проблеми възпрепятстват компаниите да направят първата крачка от това пътуване.

Финансовите директори се доверяват на автоматизираната обработка на фактури, защото печелят лесно намиране на нужната информация и прозрачност при процесите по одобрение.

Нека разгледаме четири от най-често срещаните препятствия при автоматизацията на процеса по обработка на фактури и разберем как може да се справим с тях.

1. “Не разбирам различните решения, които са на пазара.”

Избирането на доставчик на вече утвърдена услуга може да е дълъг и неприятен процес, защото има много налични решения на пазара. Възможно е немалко от тези решения да отговарят на някои от нуждите ви. Но как да разберете кое от всички тях е най-доброто и подходящото за вашата компания? Ето няколко препоръки:

Възможност както за on-premise, така и за cloud лицензионен модел. С която и от двете възможности да изберете да започнете, хубаво е да имате алтернатива. Например, ако изберете on-premise, никога не знаете кога компанията ви ще се разрасне и ще имате нужда от решение, което да се развива с вашето темпо (където cloud решенията са по-подходящи).

Възможност за превръщане на ръчните хартиени процеси в бързи дигитални такива. Колкото и бързо да имате желанието да кажете сбогом на хартията, без нужните добре работещи функционалности на система за дигитализиране няма да може да се справите.

Лесна употреба и усвояване на системата. Когато една промяна настъпи, всички искат тя да мине гладко и бързо. Затова и обучителният период за внедряване на нова система трябва да бъде сведен до минимум. Търсете лесен за употреба софтуер с лек интерфейс.

2. “Текущите процеси за фактуриране работят добре.”

Сега ще обясним защо ръчните хартиени процеси не са най-подходящите. Когато фактурата за плащане пристигне, първо трябва да бъде одобрена от лицето, което е поръчало стоките или услугите. Понякога е нужно одобрение от повече хора, ако сумата е по-висока, което допълнително усложнява процеса. И когато тази фактури са хартиени, могат лесно да се загубят или да не попаднат в полезрението на когото трябва. Това води до допълнителни часове работа, закъснения и много нерви.

Чрез дигитализиране на работните процеси, документите се придвижват възможно най-ефективно, като позволяват автоматичен отговор при възникнали въпроси. В допълнение, необходимостта от гарантиране на сигурността на информацията и неприкосновеността на личните данни (GDPR), както и нарастващите обеми на входяща документация означава, че традиционните ръчни процеси са обречени на неуспех.

3. “Не можем да си позволим отделен ИТ отдел, който да управлява решение за автоматизация в офиса.”

Да, в миналото това беше реален проблем. Но облачните услуги промениха тази реалност. Плановете за внедряване на съвременни софтуерни решения вече се измерват в дни и седмици, а не в месеци.  И то с минимални ИТ ресурси. Освен това cloud лицензите променят целия модел на поддръжка на системите – тази отговорност се поема от дистрибутора.

4. “Възвръщаемостта на инвестицията за автоматизация не е сигурна.”

Според финансовите данни, които Американският център по продуктивност и качество (APQC) предоставя за силно представящи се компании и тези, които се представят по-слабо, първоначалната инвестиция в системи за автоматизация обикновено се възвръща за по-малко от 12 месеца.

След всичко казано дотук е време за действие. Страхът от начален неуспех, когато става дума за автоматизация на процеса по обработка на фактури, не е просто напразен/неоснователен. Той е опасен, защото би затруднил всички други усилия за дигитална трансформация, които разчитат на автоматизирани модерни финансови процеси.

Ако и вие сте готови да усъвършенствате процесите си, разберете приложенията на DocuWare в различните отдели.