Всички сме си задавали въпроса, ако къщата ни беше обхваната от пожар, какво щяхме да спасим първо. Отговорът, най-вероятно, е нещо лично или нещо от голямо значение за нас – незаменими албуми със снимки, важни документи, домашен любимец. И, разбира се, телефона ни. Този хипотетичен сценарий не е толкова различен, когато се отнася до бизнеса. Ценните неща в този случай не са материални, като инвентар, който най-вероятно е застрахован. Нито са финансови активи, които обикновено дори не се съхраняват в офиса. Дори самата сграда не е най-ценното, защото облачните услуги позволяват на много служители да работят отвсякъде и по всяко време.

Това, което дефинира разликата между оцеляване при бедствие или не за една компания, е информацията, необходима да се възстановят и започнат отново бизнес процесите. Ако тази информация е заключена в чекмеджета, които бъдат повредени в следствие на бедствието, вероятността бизнесът да оцелее е минимална.

Според скорошно проучване, необходимостта от ясна стратегия за възстановяване на данните е от първостепенно значение за всяка компания. Урагани, земетресения, наводнения, пожари – във всеки случай организациите, които разчитат на хартия, ще срещнат сериозни затруднения да се възстановят бързо. Ако това изобщо е възможно.

Има много доказани причини да се откажете от хартията. Според проучване на AIIM, те включват:

  • По-бързи отговори на заявки (вътрешни и външни) – 50%
  • Съкратени разходи за персонал/по-висока продуктивност – 42%
  • Видимост/бърз достъп до информация – 42%
  • По-малко грешки – 33%
  • По-ясно проследяване статуса на задачите – 25%
  • Подобрена мобилна достъпност – 25%
  • Подобрена корпоративна устойчивост – 17%
  • По-ясни одитни пътеки и съвместимост със законовите изисквания – 17%

Начело на списъка обаче трябва да бъде минимизиране на риска и възстановяване на данните в случай на бедствие. Системите, които предлагат обработка на документи с облачни услуги, позволяват на компаниите именно това – да намалят риска от значителна загуба на информация. Интегрирането на такава система и използването ѝ за обработка и съхранение на важни документи е първата стъпка, необходима, за да си гарантирате устойчивост. Следваща стъпка е ефективната защита на информацията извън офиса и съхранението ѝ на сигурно място чрез използването на облачни услуги. Те намаляват риска от евентуални бъдещи загуби чрез изнасянето на отговорността за защита на данните към компания, чийто основен фокус, ежедневно, е сигурното съхранение и защита на информация.

Ако вашият бизнес е жертва на бедствие, какво ще спасите първо?

Възползвайте се от услугите ни за анализ и оптимизация на съхранението и управлението на важна за вашия бизнес информация. Научете повече: https://www.edocument.bg/services/