Както във всички отдели в една компания, така и във Финанси и Счетоводство, служителите използват повече от една софтуерна система. Но със сигурност имат такава, която употребяват най-често. Какво се случва обаче когато се появи нова належаща нужда, която системата не може да посрещне? Тогава идва време за промяна. Точно както се е случило в най-големия автосервиз в Ню Йорк – Carubba Collision.

Започнала като семейна компания, Carubba Collision е иноватор в отношенията си с клиентите, което винаги ги е отличавало от голямата конкуренция в региона. Затова Шон Пенър, главният финансов директор, решава да обнови и счетоводната им система, за да съответства на това напредничаво мислене.

Carubba Collision са един от 5.3 мил. потребители на счетоводната система QuickBooks, която управлява процесите по фактуриране, инвентаризация, продажби и заплати. Но това, което им липсвало било входирането, съхранението и търсенето на дигитални документи, както и автоматизацията на работните бизнес процеси. След като Шон Пенър се запознава с DocuWare и вижда предимствата, с които платформата ще допълни QuickBooks, той решава да съчетае двете системи.

DocuWare може да се интегрира в почти всяко приложение, система или платформа, така че документацията и друга важна информация лесно да бъдат достъпни. Интеграцията се осъществява чрез проста конфигурация, чийто изглед се доближава до изглед се доближава до вече познатия интерфейс, което прави DocuWare лесен за ползване.

В Carubba Collision, DocuWare Smart Connect създава специален бутон за преглед на фактури директно в системата на QuickBooks. Той води служителите от отдел Финанси и Счетоводство към фактурата, по която работят в DocuWare. В допълнение, функцията “Connect to Outlook” позволява на персонала лесно да изпраща, получава и качва счетоводни документи по имейл.

Тъй като повечето фактури на Carubba Collision пристигат на хартия по пощата, DocuWare улеснява служителите като позволява сканирането и дигиталното съхраняване на документацията. Също така, DocuWare подпомага процесите по одобрение, като подобрява прозрачността и намалява времето, за което една фактура минава през нужните стъпки за обработка. Това води до намаляване времето за ръчно въвеждане на данни и повишава ефективността на служителите.

Тази история е добър пример как не винаги една и съща система би била решение за всекидневните задачи и нужди на дадена компания. Ползите от интегрирането на двете системи са лесно видими, както за персонала, така и за ръководителите и управителите.

 

Ако вие допада идеята да елиминирате ръчното обработване на счетоводни документи, да усъвършенствате процесите и системите си, разберете и за останалите ползи на DocuWare.