Според Джеф Безос, основател на гиганта Amazon, живеем във времена на постоянна промяна и единственото устойчиво конкурентно предимство е гъвкавостта. Agility в бизнеса (от английски „agile“ – бърз, ловък, подвижен, гъвкав) е способността на организациите да се адаптират към постоянно променящите се изисквания на пазара, клиентите, средата. За постигането на такъв тип бизнес е необходимо да бъдат изградени работни процеси, които да ни позволяват лесен достъп до необходимата за взимането на бързи аргументирани решения информация. Предлагаме ви да разгледаме три стъпки към постигането на гъвкавост за вашия бизнес.

  1. Дигитализация

Основни характеристики:

  • Премахване на хартията и спестяване на разходи (от принтиране, съхранение)
  • Споделяне на дигитални файлове

Първата стъпка към business agility е дигитализацията. Дигитализация означава ефикасност – извършвате същото количество работа, но с по-малко ресурси. Много хора използват термина „безхартиено“, за да опишат този етап, което най-добре отговаря на реалността. Целта тук е да прехвърлите цялата бизнес информация върху дигитални носители, за да можете по-лесно и бързо да я индексирате, търсите, достъпвате, споделяте, съхранявате, архивирате. И по този начин да спестите време и средства (покупка на хартия, принтиране, съхранение).

Най-вероятно много от вас вече са преминали или са в процес на преминаване от хартиени документи към дигитални такива. В този случай вие вече знаете, че този етап има своите ограничения. И е необходимо да преминем на следващото ниво.

  1. Управление на документи

Основни характеристики:

  • Интелигентно индексиране
  • Търсене на данни и съдържание
  • Сигурност на съхранението
  • Мобилно управление на информацията
  • Посреща законовите изисквания
  • Интеграция с други приложения и системи

Управлението на документи фактически надгражда дигитализацията на информацията и я прави по-полезна за вас, вашия екип и цялата ви организация. Този етап се характеризира с думата „продуктивност“. Или иначе казано, това е възможността вашата организация да постига ПОВЕЧЕ със СЪЩИТЕ ресурси. Вече не става дума само за ограничаване на разходите. Вече става дума за реална оптимизация на работното време, освободено от досадни, монотонни, повтарящи се задачи.

Нашите клиенти обожават тази свобода при управлението на документи. Но истинската свобода идва с автоматизацията на работните процеси.

  1. Автоматизация на работните процеси

Основни характеристики:

  • Настройва работни процеси към работната среда
  • Позволява бърза адаптация към променящите се бизнес нужди
  • Насочва вниманието на служителите към съществената работа
  • Увеличава ангажираността на служителите
  • Подобрява ангажираността на клиентите
  • Стимулира бизнес иновациите

Последната стъпка към business agility е автоматизацията на бизнес процесите. На този етап можете да вземете дигитализираната информация и напълно да автоматизирате нейното управление – накъде да се насочва, кой има достъп до нея, чие одобрение трябва да се получи, кой получава известия, как се архивира и дори за какъв срок се съхранява. Ключовата дума на този етап е ефективност – всеки служител изпълнява най-важната, стойностна работа към всеки един момент. Вашата организация вече е не само ефикасна, продуктивна и ефективна. Тя може да се адаптира към винаги променящите се бизнес очаквания:

  • Вие ще преминете от ежедневие на изгубени, хаотични, разхвърляни документи към ежедневие, където информацията и данните са достъпни в момента, в който ви потрябват.
  • Автоматизирането на повтарящи се, досадни, монотонни задачи ще позволи на екипа ви да постига много повече и да фокусира служителите върху проекти, които носят стойност.
  • Сигурността във всяка една сфера ще бъде подобрена. От системната инфраструктура до индивидуалния контрол върху документите. Посрещането на законовите изисквания вече няма да е нещо, за което да се притеснявате.

Как да поемете по този път?

За да преминете през тези три стъпки и да постигнете автоматизация на бизнес процесите, е необходимо да разполагате с правилното софтуерно решение. DocuWare е специализирана система за управление на бизнес информация и процеси, спечелила доверието на над 18 000 компании и 500 000 потребители по цял свят. Имате нужда от съдействие? Не се колебайте! Пишете ни още днес, а ние ще ви помогнем по пътя към постигане на agile бизнес.