SunCoast е една от големите неправителствени организации за кръводаряване във Флорида, САЩ. Те доставят необходимите кръвни банки на девет различни болници в район от четири окръга, като разполагат с 5 постоянни пункта за даряване, седем мобилни, склад и услуги за кръвопреливане. Всичко това предполага работа с много хартия и документация. С цел да работят по-ефективно, да бъдат още по-полезни на своята общност и да укрепят отношенията си с местните, от организацията решават да оптимизират процесите по управление и обработка на информация и документи с DocuWare.

„Не само, че DocuWare ни помага да дигитализираме архивите си, но и допринесе да засилим отношенията с нашата общност. Ученици от местната гимназията започнаха да учат пенсионери, които никога не са използвали компютър, как да сканират и индексират документи,“ – обясни координаторът Джон Ленърд. „DocuWare предлага функционалности, които не само ни помагат да управляваме по-добре информацията си, но също така дава възможност на местните доброволци да придобият нови умения, които да им бъда от полза в работна среда”.

Впечатляващо в примера със SunCoast е, че независимо от възрастта на доброволците (от 6 до 87 годишни), те могат с лекота да бъдат обучени да използват системата. DocuWare е толкова добре приет, че организацията започва да използва и други функционалности освен първоначално имплементираните сканиране и индексиране. Днес служителите от центровете за даряване и мобилните центрове имат бърз достъп до необходимите документи с разписани предварително определени критерии, които им помагат бързо да разберат дали могат да приемат кръводаряване от даден човек. По този начин, благодарение на бързия достъп до системата и документите от всякъде и по всяко време, 90% от неподходящите кръводарители се идентифицират още преди да бъде направена процедурата.

Допълнителни ползи от DocuWare за организацията са:

  • оптимизация на разходите за управление и обработка на документи с 25% на година;
  • ускорен процес по подбор на кръводарители;
  • подобрена точност на данните;
  • улеснено спазване на указанията на Щатската администрацията по храните и лекарствата (FDA) ;
  • повишена безопасност.

Главният изпълнителен директор на организацията – Скот М. Буш, най-добре обобщава предимствата от имплементирането на DocuWare в SunCoast: „DocuWare Cloud е доказано незаменим актив в нашата компания. Тъй като кръвните банки са изключително строго регулирани, воденето на документацията за дарителите трябва да бъде прецизно. DocuWare не само ни помага да постигнем целите си за оптимално водене на документация, но също така да намалим разходите, да подобрим ефективността на персонала и доброволците, да увеличим броя на кръводарителите. Очакваме с нетърпение да приложим DocuWare и в други сфери на нашата дейност.”