Никоя задача не остава недовършена
Системата може да се настрои по начин, който следва вече установените процеси в компанията. Предварително зададена конфигурация определя различните нива на достъп на потребителите в зависимост от тяхната длъжностна характеристика и нужди. Всеки оторизиран потребител може по всяко време да провери какъв е статусът на дадена задача – дали е поета и докъде е достигнало изпълнението ѝ, като по този начин се избягва дублиране и не остават непоети и неизпълнени задачи.
Бързо и лесно завършване на задачите
DocuWare използва общи или персонални електронни печати, чрез които служителите уведомяват за изпълнението на дадена задача в системата. Благодарение на тях, всеки документ може да премине през целия цикъл на обработка дигитално. Чрез поставянето на печат, документите преминават по своя електронен път на одобрение. Това позволява проследяването на всички действията по обработката на документите – кой, какво и кога е предприел. Просто настройте системата спрямо изградените практики във вашата организация.
Съвместна работа
DocuWare съхранява всички ваши документи в една централна система, което ви позволява да работите заедно с колегите си върху тях. Документите могат винаги да се редактират с програмата, с която са създадени, ако са съхранени в оригиналния си формат. Когато редакцията завърши, се създава нова версия, но предишните такива се запазват с цел проверка и проследяване.
Ясни процеси в компанията
DocuWare предлага опция за замяна – системата ще изпраща задачите на служител, който е в отпуска или извън офиса, към хората, които отговарят на същата позиция или са нагоре по стълбицата за изпълнение. Освен към потребители, задачите могат да се пренасочват и към цели отдели. Служителите от съответния отдел могат да обработят постъпилия документ и той да продължи към следващата стъпка на изпълнение. По този начин дори и даден служител да не е в офиса, вие сте сигурни, че задачата е насочена към други отговорници.
Известия и спазване на крайни срокове
При разпределяне на работна задача към даден служител, той получава известие едновременно по своята електронна поща и в системата на DocuWare. А след успешното ѝ приключване, разпределилият заданието получава известие, че то е изпълнено. В зависимост от вашето предпочитание, DocuWare може да изпрати напомняне, когато крайният срок наближава, или автоматично да възложи задачата на друг служител. По този начин си гарантирате своевременното изпълнение на задачите.
Интеграция с други системи
DocuWare щe се превърне във вашата централна система за съхранение и управление на бизнес документи. Причината – може лесно да се интегрира и синхронизира с всички останали софтуерни и хардуерни решения, които използвате в ежедневната си работа по управление на информацията.