Всички ние често се сблъскваме с изключения от правилото в работата си. Например, някои стратегически документи е добре да минат през повече хора за преглед, преди да бъдат одобрени. Някои задачи предполагат въвличането на по-опитен мениджър при изпълнението им. Всеки процес има различни променливи – срокове, финансови параметри, нива на одобрение и др. Подобни изключения от правилото водят със себе си риск да затруднят или изцяло да блокират работата на дадени отдели. Допълнително, някои процеси трябва да бъдат ограничени спрямо позицията на хората, които ги изпълняват. Затова е важно да се намери решение, което да помогне да бъдат дефинирани правилно вътрешните работни процеси, но и да предлага необходимата гъвкавост.

Съвременните софтуерни системи подпомагат бизнеса като предоставят възможност за създаването на дигитални работни процеси. Те детайлно дефинират какво трябва да се случи, когато възникнат определени ситуации. Ето някои примери за подобни процеси.

  • Обработка на фактури за по-големи суми, които трябва да преминат през повече отговорници, което да повиши сигурността във фирмата.
  • Предоставянето на отстъпки при поръчки, които отстъпки не са предварително одобрени.
  • Одобрение на отпуск за по-дълъг период от време, което трябва да се даде от повече от един човек.
  • Прехвърляне на задачи от един служител на друг при невъзможност за изпълнение или при неспазване на крайния срок.

В системата за управление на информация и процеси DocuWare, за всички тези изключения могат да се предефинират стъпките, които софтуерът да предприеме, когато се появят. Дигитализирането на работните процеси е изключително полезно също така за определяне на крайни срокове, проследяване изпълнението на задачите и определяне какво следва, когато крайните срокове не могат да бъдат изпълнени. Допълнително, може персонално да се определят процесите, които да отговарят на индивидуалните потребители или потребителски групи. Например, може да се зададат бюджетни лимити за одобрение на фактурите спрямо отдел, работен опит или други специфични фактори.

DocuWare дава възможност правилата за изпълнение на задачи и протичане на процеси да бъдат лесно дефинирани при интеграция на софтуера и бързо променяни при нужда. Ако се интересувате как DocuWare може да ви помогне да направите своята работа по-ефективна – не се колебайте да се свържете с нас и да поискате вашето демо.